Comme toute association, l’Ensemble est légalement géré par un Conseil d’administration qui élit en son sein un Bureau. Le Conseil d’administration peut être élargi, ponctuellement, en fonction des besoins, à d’autres membres pour former le Conseil de gestion.
Le Conseil se réunit en début de saison et ensuite, une fois par mois en fonction des urgences et des nécessités. Il analyse le programme des activités prévues pour la saison et décide d’un plan d’action.
Celui-ci est pris en charge par les membres du Conseil, et réparti dans les différents groupes de travail dont il coopte les responsables volontaires.
Ce plan d’action est ensuite exposé, commenté et explicité au cours d’une assemblée générale plénière de l’association.
Le Conseil rassemble outre le Chef de Chœur représenté par Olivier Frontière, les membres suivants :
- Le président :
Sylvain LEPLÂTRE
Il est juridiquement responsable de l’association et de toutes les activités qui en découlent. Il anime les réunions du Conseil qui prend toutes décisions utiles au bon fonctionnement des activités de l’Ensemble Choral.
Il assure le lien entre les choristes et les différents responsables du chœur. Il a pour missions principales :
- l’accueil et l’intégration des nouvelles recrues ;
- le traitement et la circulation de l’information destinée aux choristes ;
- la participation aux réunions des groupes de travail afin d’assurer une bonne coordination à tous les niveaux ;
- elle est le porte-parole des choristes au sein du Conseil.
- La trésorière :
Paquita HORNOS
- le trésorier adjoint : Philippe LEROY
En liaison avec le Président et le chef de chœur, ils assument la responsabilité de gestionnaire du patrimoine et des biens de l’Ensemble choral.
A ce titre, ils assurent la perception et l’affectation des recettes :
- demande et perception de subventions aux organismes officiels ;
- collecte des produits de concerts et d’autres ressources (sponsors).
- fixation et recouvrement des frais individuels de fonctionnement (cotisations, formation, week-ends, partitions…) ;
- enregistrement des flux financiers (recettes, dépenses) intégrés dans le plan comptable adapté à l’Ensemble choral, aboutissant à une présentation conventionnelle des résultats (compte de résultats, bilan…).
Ils sont consultés sur la faisabilité financière des projets. Ils assurent le contrôle et le règlement des dépenses :
- règlement des musiciens, des fournisseurs divers, des organismes, des éditeurs ;
- acquittement des charges sociales, taxes et impôts (fisc, SACEM).
De plus, ils ont la charge de la gestion des placements financiers (choix et répartition de placements financiers à moyen terme). Ils apportent de surcroît et si nécessaire une expertise de conseiller fiscal, préparent et exposent la situation financière synthétique aux assemblées plénières.
- la secrétaire :
Gaëtane WENTZO
Elle assure :
- la gestion des réservations de lieux de week-end et de salles supplémentaires (Sorano, Espérance, autres lieux selon besoins) – règlements aux organismes ;
- les relations administratives avec l’Espace-Sorano et le Mouvement A Coeur Joie ; règlement des adhésions et cotisations annuelles ;
- la composition et la diffusion de documents internes (PV de l’assemblée générale, circulaires…) ;
- les envois des courriels annonçant le programme de l’année, les dates de concerts et la journée des associations ;
- La communication est assurée en dehors du bureau par Delphine CORMIER
Elle maintient les outils de communication vers l’externe en mettant à jour le site Web du chœur ; de la conception et de l’impression de la billetterie annuelle, des livrets des concerts ;
Elle est assistée par Gaëtane Wentzo et des membres du chœur pour les relations avec les autorités et le journal de Vincennes ainsi que pour la réalisation des programmes distribués aux concerts et la mise à jour du site Web.